전주시의회
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| 질문자 : 구성은 의원 | |
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| 제목 | 전주시 행정자료실 운영에 대하여 |
| 일시 | 제257회 제2차 본회의 2008.09.09 화요일 [회의록보기] |
| 질문내용 | 전주시 행정자료실 운영에 대하여 말씀드리겠습니다. 첫번째, 행정자료 없는 행정자료실이 운영되고 있습니다. 1977년 제정되고 1998년 개정된 전주시 행정자료실 설치 및 운영규정 제5조 <행정자료 및 도서의 수집>에 의하면 '각 기관의 행정사무처리과정에서 활용가치가 있는 책자 또는 유인물을 발간하였을 때에는 그 1부를 행정자료실에 제출하되, 시와 구의 경우에는 각 과장이, 사업소의 경우에는 각 서무담당이, 동의 경우에는 각 동장이 제출한다.'로 되어 있습니다. 그러나 민선 4기에 들어서 단 1권의 책자도 현재 행정자료실로 제출된 것이 없었습니다. 제출된 완산도서관 행정자료실 운영 현황에 의하면 전주시행정자료실내 전주시와 관련된 책자는 171권에 불과합니다. 아래 표를 참고해 주시기 바랍니다. 이렇게 자료가 부족한데 누가 행정자료실에 자료를 보기위해 오겠습니까? 물론 전주시는 '공공기록물 관리에 관한 법률' 제13조 및 동법 시행령 제10조의 규정에 따라 전주시 기록관을 설치하고, 현재 시청 2층과 지하에 전주시 자료관을 운영하고 있습니다. 그러나 전주시 기록관 운영규칙 제2조에 기록물의 정의를 '전주시와 그 소속기관이 업무와 관련하여 생산 또는 접수한 문서, 도서, 대장, 카드, 도면, 시청각물, 전자문서 등 모든 형태의 기록정보 자료와 행정박물' 이라고 정의되어 있으나 전주시 자료관 98%이상이 문서로만 이루어져 있어, 책자나 타 자료를 손쉽게 찾아보기는 어려운 실정입니다. 또한 현재 서고의 유수량이 13% 정도로 공간이 부족하여 추가발생 기록물은 관리할 수 없는 실정입니다. 엄밀한 의미에서는 문서고가 아니라 문서창고에 불과한 것입니다. 따라서 직원들이 자료를 열람, 활용하는 것은 불가능한 것입니다. 몇가지만 예를 들겠습니다. 지금 전북대박물관에서는 한옥마을전시회가 열리고 있습니다. 전시된 자료중 1976년 전주시에서 발주한 용역보고서 이조문화권 개발계획 결과보고서가 있습니다. 제목을 바꾸면 한옥마을에 대한 용역보고서인 것입니다. 이런 자료는 우리 전주시 행정자료실과 시의회 도서관에 있어야 할 자료가 아닙니까? 물론 전주시 행정자료실과 시의회 도서관에는 이 자료가 없습니다. (책을 들어보이면서) 이 책은 2007년 2월에 발행한 "삼천문화자원조사 보고서" 입니다. 2년의 문화자원조사를 걸쳐 500부 발행한 이 책은 삼천동의 마을, 마을의 유래와 주민들의 이야기로 가득합니다. (책을 들어보이면서) 이 책은 2006년 12월에 지역신문 기자가 쓴 "전주천에 미라보 다리를 놓자" 는 책입니다. 다리, 축제, 전통문화, 새만금, 구도심, 도시정책에 대해 전세계의 관광지와 비교하여 새로운 대안을 제시한 책입니다. (책을 들어보이면서) 이 책도 2005년 12월 지역신문 기자가 쓴 "한옥마을을 거닐다" 는 책으로 한옥마을 안에 있는 우리의 소중한 문화적 자산을 알기쉽게 소개해 놓은 책입니다. (책을 들어보이면서) 이 책은 2008년 5월에 발행한 책으로 전주시 퇴직 공무원이 쓴 “지역관광의 경쟁력, 이젠 공무원이다” 입니다. 전주시 공무원들이 가장 먼저 읽어야할 책입니다. (책을 들어보이면서) 이 책은 올 해 6월에 발행한 책으로 전주시와 전북대 BK2사업단에서 전주시 한옥마을스토리개발사업 결과보고서로 작성한 “전주한옥마을 구술열전”으로 한옥마을의 고택을 중심으로 한 가정의 역사를 구술한 책입니다. 이상 몇가지 예로 든 책 들은 모두 발행된지 2년도 채 안되었고, 전주시와 밀접한 관련이 되어 있는 우수한 책 임에도 불구하고, 완산도서관을 비롯한 시립도서관은 물론이고, 전주시 자료실, 각 구청 민원실(책이 비치되어 있음), 시의회 도서관에서 단 1권도 찾아볼 수가 없습니다. 이제 3개월도 안된 “전주한옥마을 구술열전”의 경우 해당 과에 1권만 보존되어 있는 실정입니다. 예로 든 책을 제외하고도 전주문화재단에서 전주의 근현대사와 관련된 책들이, 전주역사박물관에서는 전주학에 관련된 책들이 시리즈로 나오고 있으나 관련 과에만 보관되고 있는 실정입니다. 시립도서관 뿐 아니라 각 구청 민원대기실, 초,중,고등학교 도서관, 동네의 작은 도서관, 지역아동센터, 복지관까지 보내서 전주시민이면 누구나 읽을 수 있도록 해야할 책들이 담당 직원들조차 볼 수 없는 것입니다. 전주에서 나고 자란다고 다 전주를 사랑하게 되는 것은 아닙니다. 전주시민으로서 자부심을 갖게 하고, 행정에 적극 참여할 수 있도록 좋은 책들은 널리 고루 보내야하고, 기본적으로 행정에 잘 보관되어져야 합니다. 그래야 어린이부터 어른들까지 한옥마을이나 동네에 대한, 전주에 대한 이야기가 나오고, 책이 나오고, 연극이, 영화가 만들어지고, 시정 참여가 늘어나는 것이 아니겠습니까? 두번째, 행정자료의 수거, 관리 시스템이 없습니다. 이렇게 행정자료가 제대로 보관되지 않는 이유는 행정자료의 수거, 관리 시스템이 없기 때문입니다. “전주시 행정자료실 설치 및 운영규정”은 그저 문서의 글씨일뿐 지난 2년동안 한번도 지켜지지 않았습니다. 이것은 자료를 제출하는 과도, 자료를 수거하는 책임자도 없기 때문입니다. 무수히 발행되는 전주시의 각종 용역보고서와 책자가 나오면서 사라진다면 기록물의 역사와 전통을 자랑하는 전주시의 현재의 모습은 역사속에서 사라지게 될 것입니다. 물론 각 과별로 용역보고서나 프로젝트 결과보고서를 보관하고 있습니다. 그러나 각 용역보고서나 결과보고서를 관리하는 사람이 따로 없고, 수시로 직원이 바뀌고, 부서도 바뀌는 상황에서 자료가 오래 보존되기는 쉽지 않습니다. 지금처럼 주먹구구식으로 자료가 보관된다면, 훗날 세계적인 학자가 전주의 한스타일사업에 대해서나 축제에 대해서 논문을 쓰려고 해도, 아니 전주의 대학원생이나 교수님들이 논문을 쓰려고 해도 자료를 얻을 길이 없습니다. 각 과별로 무분별하게 보관되고 있는 자료를 어떻게 구할 수 있겠습니까? 세번째, 전라북도내에서 행정자료실이 청사 밖에 있는 곳은 전주시 뿐 입니다. 전주시 행정자료실 설치 및 운영규정 제3조에 의하면 전주시행정자료실을 기획예산과에 10평 정도 규모로 별실과 서가, 독서대 등을 설치하게 되어 있습니다. 그러나 현재 전주시 행정자료실은 완산도서관 1층 종합자료실 내 행정자료실로 운영되고 있습니다. 물론 청사가 비좁은 문제가 있지만 행정자료실이 청내에 있지 않음으로 대출도 안되는 자료를 근무시간내에 찾아서 본다는 것은 결코 쉬운 일이 아닙니다. 전라북도의 행정자료실의 현황을 보더라도 자료실이 청사 밖에 있는 곳은 전주시 뿐이며, 전라북도와 군산시, 남원시, 고창군, 장수군이 일반도서를 함께 열람하고 있으며, 전라북도와 군산시, 정읍시, 김제시, 완주군, 순창군, 고창군, 장수군, 진안군이 실과의 발간자료를 취합하고 있습니다. 전국적으로 행정자료실의 운영현황을 살펴보면, 대전광역시의 경우 행정자료실을 시민들에게 개방, 도서관 기능을 하면서 1일평균 180~200여명이 이용하고 있고, 시민들 사이에 자리쟁탈전까지 벌어지고 있다고 합니다. 대전시에서는 일반시민들의 행정자료실 일과후 열람편의를 위해 개방시간을 2시간 연장, 오전 9시부터 저녁 8시까지 운영하고 있다고 합니다. 대구광역시에서는 독서경영 바람을 일으키고 있습니다. 대구광역시의 경우 행정자료실에 전담 직원 1명을 배치해 매달 15권씩 추천도서를 정하고, 500여권의 책을 구입해 행정자료실에 비치해 빌려가도록 했습니다. 매달 초 전 직원에게 “새벽시간을 이용해 책을 읽자”는 내용의 문자메시지를 보내고, 올 3월부터는 시청 홈페이지에 “독서경영”이라는 별도의 코너를 만들어 독후감이나 행정아이디어를 올리도록 하고 있습니다. 인구와 재정규모가 전주시와 비슷한 타 시의 사례를 보더라도 전주시가 행정자료실 운영과 활용도가 가장 많이 뒤떨어져 있는 것을 볼 수 있습니다. 먼저, 청주시의 경우에는 국회도서관과 학술정보상호협력 협정을 체결하여 국회도서관이 생산·보유하고 있는 정보를 효과적으로 이용하여 청주시의 정보격차 해소 및 행정정보 역량을 강화할 수 있도록 하고 있습니다. 그리고 안산시는 시청 1층에 행정자료실을 운영하고 있는데, 상근 인력을 1명 배치하고 있습니다. 자료의 종류는 시정관련 자료와 각 부서에서 나오는 보고서와 책자는 물론이고 일반도서까지 구비하고 있었습니다. 연간 일반도서 구입 비로 1천만원 가량의 예산을 확보하고 있습니다. 또한 안양시는 시청 지하 1층에 행정자료실을 설치하고 있으며, 상근 인력이 1명 배치되어 있습니다. 연간 도서 구입비는 3백만원 정도이고 공무원은 물론 안양시민도 열람 가능하도록 하고 있으며, 안양시청 홈페이지에 이와 같은 사항을 소개하여 많은 이용자들이 손쉽게 이용할 수 있도록 홍보하고 있습니다. 그러나, 교육과 문화의 도시라고 자부하는 전주시에서는 공간이 부족하여 행정자료실은 완산도서관 종합자료실 안으로 들어가 있고, 전주시 자료관은 시청 2층과 지하로 나누어 문서를 쌓아놓기에 급급한 실정입니다. 전주시기록관 운영규칙 제33조에 의하면 "기록관장은 행정자료실, 간행물관리업무 등 기록관의 유사한 기능을 연차적 계획을 수립하여 기록관에 통합하도록 노력하여야 한다" 로 되어 있으나 전혀 지켜지지 않고 있습니다. 민간보다 앞서 나가야할 행정에서 오히려 민간보다 더 도서관과 행정자료에 대해 접근성이 떨어진다면 행정의 경쟁력이 어떻게 되겠습니까? 제대로된 행정자료실의 운영을 위해서는 첫번째, 청사 안 행정자료실 설치와 행정자료실과 전주시 자료관 통합에 대한 중장기적 계획을 세워야 합니다. 행정자료실의 설치를 시청내에 하여 이용자들의 자료접근성을 높일 필요가 있습니다. 청사내 행정자료실 설치계획을 반드시 수립하고 그에 대한 단계적 실행이 있어야 할 것입니다. 또한 전주시 자료관과 행정자료실의 통합에 대한 단계적 계획수립과 실행이 뒤따라야 할 것입니다. 현재 전주시 자료관은 기록관 시설·장비 및 환경 기준에 못 미치는 열악한 환경에 놓여 있습니다. 서고와 열람 및 정보 공개 행정자료실, 사무공간, 전산실, 업무공간이 어우러지는 통합적인 행정자료실이 필요합니다. 본 의원은 장소가 부족하여 청사내 부서가 인근 건물로 이전하는 한이 있더라도 행정자료실은 청내에 있어야 한다고 생각하는데, 시장님의 의견은 어떻습니까? 또한 도대체 “전주시 행정자료실 설치 및 운영규정”과 "전주시기록관 운영규칙"이 안지켜지는 이유는 무엇이라고 생각하십니까? 청사내 행정자료실에 대한 시장님의 견해와 시장님께서 생각하시는 행정자료실의 조건과 전주시 자료관의 중·장기적 계획에 대해 상세한 답변을 바랍니다. 2. 행정자료실의 수거, 관리 시스템이 필요합니다. 전주시 행정자료실 설치 및 운영규정에 수거, 관리의 책임부서나 책임자를 명시하지 않았으나 행정자료실을 기획예산과에 설치한다고 명시되어 있습니다. 그러나 현재 기록물 관리를 행정지원과 기록물관리계에서 담당하고 있으므로 기록물관리계에서 주 1회, 또는 월 1회 수거하는 체계를 갖춰야할 것입니다. 또한 타 지역에서 오는 책과 자료도 수집해야 합니다. 전주시 행정자료실 설치 및 운영규정 제5조 (운영요령) <행정자료 및 도서의 수집> 제5항에 의하면 “문서접수책임자는 간행물 또는 도서를 접수할 때에는 그 1부를 행정자료실에 보관하여야 한다.”고 되어 있습니다. 전주시기록관 운영규정에서도 제2조 기록물의 정의 중 생산 또는 접수한 문서, 도서, 대장, 카드, 도면, 시청각물, 전자문서 등으로 되어 있습니다. 그러나 시청 각 과와 부서에 오는 수많은 자료들이 겉봉투도 뜯지 않은채 담당직원에 의해 쓰레기통으로 직행해, 버린 자료를 주워서 모은 것만 20박스 정도를 모았다는 공무원의 말을 들은 적이 있습니다. 전주시의 자료도 중요하지만 타지역의 소중한 자료와 책자도 활용할 수 있는 것이 많이 있습니다. 담당자의 1차적인 검토를 거쳐 수거, 관리가 된다면 유용한 자료들이 사장되는 손실을 막고, 굳이 타 지역을 벤치마킹하러 가지 않아도 자료를 통해 정보를 수집할 수 있을 것입니다. 행정자료실의 수거, 관리 시스템의 부재와 이에 대한 대책, 현재 타 지역에서 발송되어 오는 자료에 대한 대책에 대한 상세한 답변을 바랍니다. 세번째, 행정자료실은 공개되어 시민들이 활용할 수 있어야 합니다. 자료의 종류도 각 부서에서 발간하는 각종 자료는 물론이고 일반도서를 포함시켜 공무원과 시민들에게 새로운 정보제공에 노력을 다하여야 하며, 이용할 수 있는 대상자도 공무원에서 시민까지 확대하여 공무원의 소양은 물론 시민들의 정서함양에도 기여해야 합니다. 네번째, 블러그를 이용한 사이버 행정자료실 운영이 필요합니다. 오프라인에서의 행정자료실 운영도 중요하지만 온라인의 행정 자료실 운영도 중요합니다. 유비쿼터스 시대를 살아가는 우리에게 사이버 행정자료실 운영은 필수입니다. 현재 전주시 자료관 문서전산실에서 전주시 문서를 전산화하는 작업을 진행중에 있으나 아직은 정부의 정보공개 방침에 맞춰 진행되는 수준입니다. 자세한 내용은 아래 표를 참고해 주시기 바랍니다. 사이버 행정자료실을 통해 행정자료를 체계적으로 정리하고, 보다 많은 사람들의 의사소통의 공간과 정보교류의 공간을 만들어간다면 전주시의 행정이 더욱 투명해지고, 주민들의 참여도가 높아질 것입니다. 이에 대한 시장님의 견해와 사이버 행정자료실 운영에 관한 구체적이고, 상세한 답변을 바랍니다. |
| 답변자 : 시장 송하진 | |
| 제목 | 전주시 행정자료실 운영에 대하여 |
| 일시 | 제257회 제2차 본회의 2008.09.09 화요일 [회의록보기] |
| 질문내용 | 청사안 행정자료실 설치와 행정자료실과 전주시 자료관 통합에 대한 중장기적 계획에 대하여 답변을 드리겠습니다. 의원님께서도 잘 아시다시피 전주시 행정자료실은 총 8028종의 8862책을 전주시 도서관의 종합자료실내에 30여평의 공간에 행정자료로 보관중이며, 도서관 직원 2명이 관리를 하고 있습니다. 청사 여건상 도서관에 행정자료실이 있어 관리와 활용이 만족스럽지 못한 것이 사실입니다. 전주시 기록관 종합운영계획을 말씀드리면, 지난 6월 공공기록물 관리에 관한 법률 개정에 따라 전주시 자료관 운영규칙을 기록관 운영규칙으로 개정하고, 7월에 종합운영계획을 수립한바 있으며 청사 신·개축시 100여평의 공간을 확보하여 총괄할 수 있는 기록정보센터를 설치하여 기록물의 안전한 관리와 효율적인 행정자료실을 구축하는 계획을 마련해 놓고 있습니다. 아울러 단기적으로 청사 주변 인근 건물을 임차하는 방안도 검토하고 있다는 것을 말씀드립니다. 두 번째, 행정자료실의 수거, 관리시스템 부재에 대한 대책과 타지역에서 발송되어 오는 자료에 대한 대책에 대하여 답변 드리겠습니다. 현재 외부에서 들어오는 일부 우편물 및 등기우편에 대하여는 기록물 관리부서에서 보관하고 있으나, 일부는 해당 부서 또는 도서관으로 직접 접수되는 경우도 있어 통합관리에 한계가 있는 것이 현실입니다. 앞으로는 타부서에서 수집된 자료에 대해서도 부서별 업무 담당자를 지정하여 전담토록 하고, 청사 내 행정자료실 확보 시까지 시립도서관 행정자료실에 이관하여 보관 관리하도록 하겠습니다. 세 번째, 행정자료실은 공개되어 시민들이 활용할 수 있어야 함에 대하여 답변 드리겠습니다. 시민들의 접근이 쉽고 열람이 가능하도록 하기 위하여 금년 9월에는 비 전자 기록물 DB 구축 시스템을 도입하여 문서 1만 여권에 대해 보존 기록물 원문 디지털화 및 기록물 검색 온라인 서비스를 위해 작업을 실시할 계획이며, 기록물 관리에 대한 중요성과 운영실태에 대한 기록물 관리 담당자 교육을 지속적으로 실시하고 기록사랑 동아리방 운영 등 다양한 방법을 강구하겠습니다. 네 번째, 블로그를 이용한 사이버 행정자료실 운영이 필요하다는 말씀에 대하여 답변 드리겠습니다. 앞서 말씀드린 시민들의 의사소통 공간과 정보교류의 공간을 만들어 우리시의 행정 투명성과 참여도를 높일 수 있도록 사이버 행정자료실이 필요하다고 판단됩니다. 중장기적으로는 전주시 홈페이지내 사이버 행정자료실을 따로 구축하여 전주시 발간자료, 환경백서, 의정백서 등을 수록해 시민들이 즐겨 찾는 시정 정보 및 학습 공간을 제공하겠다는 점을 말씀드립니다. |
